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Avviso per le nuove associazioni: il regolamento è stato creato, personalizzato e revisionato legalmente per la Fantasyevents per cui è vietata qualsiasi forma di riproduzione dello stesso.

Per favore leggete attentamente PRIMA di versare la quota contributiva:

Le Convention denominate Itacon sono un evento privato organizzato per un ristretto gruppo di partecipanti (per alcuni di questi eventi potrà essere inserito il limite dei 16 anni compiuti ai giorni della convention). Per partecipare all’evento è necessario fare richiesta per un Invito (denominato altresì Pass) tramite le indicazioni presenti sul sito (Pagine Pass dell’evento al quale si desidera fare richiesta), versando la relativa quota contributiva. Una volta accettata la richiesta, si diventa soci effettivi dell’associazione culturale Fantasyevents.

Per accedere all’evento sarà, poi, necessario presentare la conferma dell’invito ricevuto via email (file pdf) unitamente ad un documento di riconoscimento munito di fotografia (carta d’identità, passaporto o patente) e prova di versamento della quota contributiva.  L’incapacità di provare la propria identità personale e l’effettuato versamento comporterà l’impossibilità di accedere alla Convention per cui è stato richiesto l’invito.

Si desidera sottolineare che la presenza degli ospiti è soggetta a cancellazione nel caso di improvvisi obblighi lavorativi. Gli impegni di lavoro hanno sempre la precedenza sui fan events.

Tuttavia il nostro evento avrà luogo anche se uno specifico ospite dovesse cancellare, abbiamo delle opzioni di “scorta” e proveremo, nel caso remoto si dovesse verificare tale evento, a sostituire l’ospite con un altro.

In caso un ospite non possa piu’ partecipare e si siano prenotato delle relative Opzioni Extra, queste potranno essere sostituite con gli Extra disponibili per un altro Ospite per il valore nominale dello stesso, versando eventualmente la differenza di quota, o fare richiesta di rimborso a fine evento. Non saranno ammesse richieste di rimborso successive alla conclusione dell’evento. Eventuali Extra non utilizzati verranno considerati in qualita’ di donazioni volontarie.

 Le quote contributive, non sono equiparabili a biglietti,  in quanto hanno il solo  scopo di sostenere la FantasyEvents e l’organizzazione delle sue attività e non quello di vedere un ospite in particolare: per tale ragione non sono quindi rimborsabili. La FantasyEvents non potrà essere ritenuta responsabile di alcuna spesa sostenuta dai partecipanti in caso di spostamento/cancellazione/modifica dell’evento. La quota contributiva da diritto all’accesso all’evento per il quale è stata versata o ad un eventuale evento sostitutivo.

Nel remoto caso che, per motivi di forza maggiore, indipendenti dalla volontà dell’Associazione stessa, si renda necessaria la cancellazione dell’evento, saranno rimborsate i soli valori nominali delle quote versate. Verranno accettate solamente le richieste ricevute ENTRO e non oltre 30 gg dall’avviso di cancellazione evento. Sempre nel remoto caso si renda necessaria la cancellazione di un evento, tale cancellazione verra’ comunicata tramite i social media dell’Associazione ossia la pagina facebook ufficiale e twitter oltre che tramite pubblicazione sul sito ufficiale, non saranno date comunicazioni individuali o personali con altri mezzi. Con il rimborso della quota viene automaticamente a cadere la qualifica di socio dell’Associazione FantasyEvents.

Solo e soltanto per gli eventi in cui sono ammessi partecipanti di età inferiore ai 16 anni, questi dovranno venire accompagnati da persona autorizzata in possesso di regolare Pass. L’accompagnatore dovra’ essere maggiorenne ed avere la tutela legale, patria podesta’ o relativa autorizzazione al fine di assumere a proprio carico la tutela del minore e sollevare la Fantasyevents di ogni responsabilità: egli potrà ritirare il pass durante la Con insieme al partecipante under 16 presentando documento di riconoscimento valido se si tratta di genitore/parente o delega dei genitori firmata con copia di documento per la tutela della minorenne.

Per tutti i partecipanti di età compresa tra i 16 anni compiuti e i 18 anni non compiuti, non e’ richiesto accompagnatore ma sarà necessario portare in sede di convention una delega (che verrà resa disponibile poco prima dell’evento) firmata da un genitore o di chi esercita la patria potestà, accompagnata dalla copia del documento di riconoscimento.

I Pass non sono duplicabili e non trasferibili. Si potrà eccezionalmente trasferire il proprio Pass solo in casi eccezionali nel caso che tutti gli inviti per l’evento siano già stati assegnati (“Sold Out”) . Tutte i cambi nome, prima di venir ritenuti validi, dovranno essere richiesti ed approvati dalla FantasyEvents, la quale si riserva il diritto di stabilire se accettare o meno tale richiesta. I dettagli per tale possibilità sono delineati nella pagina dedicata a ciascun evento.

Per i soli possessori di pass sarà possibile accedere, inoltre, a delle opzioni Extra (anche detti Extra), quali Photo op, Autografi, Meet&Greet etc… (gli Extra possono variare da evento ad evento: per conoscere quindi la tipologia e la disponibilità sarà necessario fare riferimento alla sezione Extra presente sul sito della Fantasyevents di ogni singolo evento). Essi sono inclusi in fogli/cartoncini informativi che l’Associazione FantasyEvents fornirà ai partecipanti all’evento nel pacchetto di benvenuto a fronte di presentazione della ricevuta di versamento del relativo contributo sostenitivo dettagliato nella Sezione Descrizione Pass.

In virtù di ciò sopra descritto, saranno ammessi alle sessioni Extra solo le persone in possesso di un Pass valido per accedere all’evento e che avranno versato la quota contributiva per l’opzione extra relativa. Fanno eccezione le esibizioni musicali per le quali, previa comunicazione della FantasyEvents, sara’ eventualmente possibile prenotare un foglio informativo senza associarvi un Pass d’ingresso.

Non possono, quindi, essere fatte richieste individuali di Extra senza essere in possesso di un Pass. Chi dovesse effettuare un versamento per un Extra (escluso le esibizioni musicali) senza avere un Pass, lo stesso (versamento) sarà considerato donazione volontaria e non verrà effettuato alcun tipo di rimborso.

Ogni foglio/cartoncino informativo permetterà l’ingresso alla relativa sessione di Extra con un ospite od un gruppo di ospiti. In caso di evento con un numero elevato di partecipanti, si potra’ rendere necessario suddividere gli stessi in diverse sessioni di Extra secondo specifiche modalità che saranno definite in concomitanza della pubblicazione del programma dell’evento. In questo caso, ogni persona dovrà presentarsi nel giorno e all’orario indicato nel programma secondo la suddivisione indicata per la propria tipologia di Pass e la sessione di Extra con il foglio/cartoncino informativo relativo. Per tale ragione, è assolutamente consigliabile la propria presenza durante i tre giorni dell’evento in quanto NON GARANTIAMO la possibilità di poter recuperare l’extra se la persona non si presenta alla sessione indicata. In tal caso, la quota dell’Extra non sfruttato non verrà rimborsata o trasferita su altri Extra e sarà considerata come una donazione volontaria all’associazione.

La perdita del proprio Pass di accesso o del foglio/cartoncino informativo relativo agli Extra comporterà la perdita della possibilità di partecipare alle attività previste.

Extra non regolari o manomessi non saranno considerati validi e verranno immediatamente ritirati, se l’episodio dovesse verificarsi la persona in questione verra’ allontanata senza rimborso dall’evento ed esclusa dalla possibilita’ di partecipare ad alcun evento dell’Associazione per un anno.

Nell’arco dell’evento verrà consegnata una copia cartacea dei Photo op realizzati durante l’evento nel formato disponibile. Essendo l’evento sviluppato su tre giorni, le copie cartacee potranno essere consegnate fino al termine della convention pertanto, come per gli Extra, consigliamo la presenza durante tutti e 3 i giorni fino al termine della cerimonia di chiusura, in modo da poter ritirare le eventuali copie cartacee. Il ritiro può essere effettuato anche da un altro partecipante. La Fantasyevents non è tenuta ad inviare la copia cartacea non ritirata al partecipante in alcuna modalità. Non potrà essere richiesto, inoltre, nessuno sconto o rimborso parziale del Photo op per il mancato ritiro della copia cartacea. A discrezione dell’associazione, verranno rilasciate le copie digitali dei Photo op, le quali saranno caricate su piattaforma apposita. Il partecipante, munito di password (le modalità di richiesta della password verranno rilasciate per ogni singolo evento), potrà scaricare le proprie Photo op. La consegna o upload dei file digitali relativi alle Photo-Op o alle foto professionali scattate dallo Staff sono a sola discrezione dell’Associazione.

Si ricorda che la Convention è un evento live pertanto le attività potrebbero subire delle modifiche: è necessario, quindi, prestare sempre attenzione agli eventuali avvisi apposti nei luoghi della convention e sui social network dell’associazione

Tutte le sedi evento scelte dalla FantasyEvents™ sono prive di barriere architettoniche in modo da permettere libero accesso ai diversamente abili. In accordo con la propria politica di no-profit, la FantasyEvents riserva un limitato numero, variabile in base alla capacità dell’evento e della struttura, di Inviti onorari gratuiti per gli accompagnatori di disabili al 100% ,  semplicemente indicando via email il nominativo al momento della prenotazione di un Invito/Pass intero per il disabile.

La richiesta dell’Invito onorario e’ opzionale e non obbligatoria, a sua discrezione la persona diversamente abile o il tutore legale nel caso ne abbia uno, potranno decidere di non usufruire di tale opzione,  dovranno pero’ in tal caso firmare apposita liberatoria allegando copia del proprio documento, che sollevi l’Associazione da qualunque tipologia di responsabilita’ relative a varie ed eventuali connesse alla partecipazione all’evento stesso, in quanto l’associazione comunica l’impossibilita’ di fornire staff dedicato all’assistenza di persone diversamente abili.

Gli accompagnatori delle persone diversamente abili che decidano di fare richiesta per l’Invito onorario riceveranno un Pass Accompagnatore che gli fornira’ accesso alle varie aree dell’evento per dare assistenza al diversamente abile, ed un posto a sedere accanto all’assistito in sala conferenza, ma non potranno prenotare alcun tipologia di Extra (in caso di Welcome Cocktail o Meet, potranno presenziare nella stessa sala, in zona che non intralci il regolare svolgimento dell’incontro, ma non potranno sedere al tavolo con i partecipanti). Requisito base per la concessione del Pass accompagnatore e’ che la persona responsabile del diversamente abile sia normodotata (quindi non inabili o diversamente abili) in modo da poter fornire un’adeguata assistenza negli spostamenti o in caso di altre necessita’ della persona assistita. 

Sarà possibile fare richiesta di un Invito onorario solo fino ad esaurimento disponibilità. In tal caso non potranno essere ammesse all’evento persone od accompagnatori non comunicati entro la data specificata per l’evento in questione.

 

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-I Pass e gli Opuscoli informativi potranno essere ritirati direttamente il primo giorno dell’evento presso l’Infopoint presente nella sede della Convention.

– Durante l’evento sono vietati video e audioregistrazioni. Le fotografie sono permesse esclusivamente per uso personale e privato. Non se ne autorizza alcun utilizzo commerciale.

– È permesso scattare foto ESCLUSIVAMENTE nella sala principale dove si terranno i panel, solo dal proprio posto e non oltre lo stop comunicato dallo staff. NON è permesso scattare foto e video durante gli eventi a numero limitato (come welcome cocktail e meet&greet) o durante le sessioni foto e autografi. E’ possibile fare foto, invece, alla festa del sabato sera limitandole ai soli partecipanti o ai soli attori e MAI insieme in posa (partecipante+attore), pena espulsione dalla festa e dall’evento senza alcun rimborso.

– Partecipando alla Convention i soci acconsentono di essere ripresi e/o fotografati durante l’evento e di non ricevere alcun compenso finanziario per l’utilizzo delle immagini o delle registrazioni. Le foto e le riprese realizzate durante l’evento potranno essere caricate sui canali ufficiali dell’associazione (i.e. Youtube, Facebook, Twitter etc..) e/o dai media presenti all’evento ed usate a scopo promozionale per eventi futuri.

– E’ severamente vietato fermare gli Ospiti nei corridoi per autografi o foto, pena ritiro del pass e degli extra associati con conseguente espulsione dall’evento senza alcun rimborso oltre all’impossibilità di poter partecipare per un anno a futuri eventi della Fantasyevents e verra’ richiesta la cancellazione sul posto delle eventuali foto non autorizzate.

– Non e’ ammesso l’ingresso all’evento di animali di alcun tipo ad eccezione dei cani guida.

– Trattandosi di evento privato riservato ai propri soci, l’Associazione FantasyEvents si riserva di non consentire l’accesso a chi non sia in possesso di adeguato Pass, di rifiutare l’invio o consegna dei file dei Photo op a chi, in un qualsiasi momento della vita associativa, abbia violato il Regolamento e si sia reso responsabile di un comportamento scorretto, illegale o che sia causa di molestia nei confronti degli altri partecipanti o dello staff della FantasyEvents, sia che tale comportamento si sia verificato di persona che in modalità virtuale ( i.e. email, Social Network, etc.), senza alcun tipo di rimborso. in caso di comportamento scorretto nei confronti dello staff, degli ospiti o dell’associazione in generale, la fantasyevents si riserva altresi’ la possibilità di annullare la validita’ del pass e gli extra associati per l’evento senza concedere alcun rimborso per lo stesso e provvedere all’allontanamento della persona responsabile di tale comportamente dall’evento e l’esclusione dal proprio social network.

– L’associazione declina ogni responsabilità in caso di danni o perdite a persone o cose che possano derivare dalla partecipazione alla Convention.

-L’Associazione FantasyEvents si riserva il diritto di aggiungere, rimuovere o rettificare ciascuna delle condizioni presenti in questa pagina.

-Partecipando ad un evento organizzato dall’Associazione FantasyEvents si accetta di divenire socio della stessa e si dichiara di aver letto, compreso ed accettato il regolamento e le condizioni qui presenti.

– I dati personali verranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa vigente (ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 30 Giugno 2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”) e degli obblighi di riservatezza ivi previsti. I dati personali non verranno diffusi o comunicati a terzi.

– Ogni eventuale controversia verrà risolta secondo le Leggi Italiane presso il Foro Giuridico di Roma.

 

ENGLISH:

Please read carefully before subscribing to the Event:

-Itacon events are a private event held for a restricted number of attendees (some of the events may require minimum 16 years old age). To take part to the event you need to subscribe for an Invitation (also called Pass), you can ask or book one through the website (Book your Pass). Once your request for invitation is accepted you become member of Fantasy Events not-for-profit association. You will need to bring your automated confirmation email (pdf file) with you to enter the venue along with your ID or passport, and copy of payments for any Extra you may have booked to be able to withdraw your paper Pass and extras cards.

– ALL GUESTS are subject to change as their professional work demands take precedence on fan events, as can a personal conflict.
Our event will take place whether a specific guest cancels or not (we always try to have replacements) and therefore we can not issue admission or package refunds if a particular guest does not fulfill their appearance contract.

– It will be possible to change name on a Pass ONLY due to extraordinary causes and in case all the subscriptions are already ended (no more available,”soldout”), all name changes need to be approved by FantasyEvents management,  only during the timeframe communicated by the Association.

– Subscriptions , are not comparable to tickets, because they have the sole purpose of supporting FantasyEvents and the Association activities and not to see a particular guest, they are therefore not refundable unless extraordinary occasions happen.
FantasyEvents will not be liable for any expenses incurred by participants in the event of displacement/ change / cancellation of the event. The subscription will grant access  to the event for which it was given or a replacement one.
In the remote case that, for issues of force majeure independent from the will of the Association itself, the cancellation is deemed necessary, it will be reimbursed only the nominal value of the Pass you subscribed, reimbursement requests will only be accepted if submitted within 30 days of event cancellation communication. Comunication will be given on the Association Official facebook page and on website, there will be no individual communication.
With the reimbursement of the subscription, it is automatically dropped the qualification of associate of the Association FantasyEvents.

-Only people holding Pass for the event will have the possibility to access to extra options (called Extra), such as Photo ops, Autographs, Meet&Greet etc… (extras may change for any event: to learn details about availability you will need to check the Extra section for each convention on the FantasyEvents website). Depending on the tier of the Pass, Extras may already be included in the Pass or to be booked separately. Extras include in Pass or previously booked will be included in the attendee’s welcome package in the form of brochure or cards that Fantasy Events againstof the copy of payment for its supportive contribution detailed in Section Pass Description. It is not possible to book an Extra without having a Pass. Gigs and live performances are an exception. You cannot book Extras without holding a pass. Those who will make a payment for an extra (gigs excluded) without holding a pass will be considered donation and there will be no reimbursement.

Every Extra Option card will allow attendees the entrance to the extra session described on it and that only. In case of large number of attendees, it might be necessary to split extras in several sessions depending on the Pass number/type or wristband color, that will be specified in the Event Schedule. Should this be the case, every attendee must show up at the specific day and time specified on the schedule for their extra session with his/her Pass and Extra Option card. Extra Option Sessions may develop along the 3 days of the event hence we absolutely recommend to attend all three days of the event, since we CAN NOT GUARANTEE the chance to recover the missed session. In case you miss your session, the subscription will not be reimbursed or transferred to other extras and will be considered a voluntary donation.

Loss of Pass or Extras cards will result as the impossibility to take part in the activities.

– Photos taken during the Photo Op Extra Session will be printed and made available during the event. Since the convention is spread over three days, printed copies may be given until the end of the very last moment of the event. Withdrawal of printed copy may be done also by other attendees. Fantasy Events is not required to send your printed copy if not withdrawn during the event. At discretion of the association, digital photo ops may be uploaded on a web platform. Attendee, equipped with password (ways to require passwords will be given for each event), will be able then to download the photos. Delivery or upload of digital files are solely at discretion of the association.

We remind that Convention is a live event so activities may change; it is required, then, to pay attention to notices put online and/or given directly at the event.

– Photo taking is allowed only in the main room where Q&A Session will take place, from your seat and as long as staff will prompt you to stop. Photo taking is not allowed during autographing sessions or photo ops, during limited events photo taking will be allowed only when guests enter the room.

– During the whole event video and audio recording is strictly prohibited. Photographs are only allowed for personal use. No commercial use is authorized.

– It is absolutely forbidden to stop Guests in hallways asking for photos, autographs or similaria.

– Whoever will be found responsible of unruly or illegal behaviours that may cause disturbance to people or to the event, will be immediately expelled without any kind of reimbursement.

– All attendees consent to being filmed or photographed whilst at the event and by attending the event give their consent for said filming or photography to be used by FantasyEvents in any way they choose without any kind of monetary compensation.

– Fantasy Events will not be liable for any injury, loss or damage to person or property, how-so-ever caused, over the course of the event.

All venues chosen by FantasyEvents™ for its Conventions are barrier-free. Notwithstanding being barrier-free, according to its no-profit aim, accompanying person to 100% disabled person will be able to take part at event for FREE, just tell us name and data of person,, via email when booking Pass for Disabled person. The chaperone will have to be an able person resposable for the assisted person and will not be allowed to book any kind of Extra but will be allowed entrance in all areas of the event needed to accompany the disabled Pass owner. Should the chaperone wish to book any kind of Extras they will have to ask for a regular Pass.

– Taking part to an event organized by FantasyEvents you declare to have read, understood and accept the rules written on its website and become a member of the Association for that year.

– FantasyEvents association reserves the right to add, remove or amend any of the conditions on this website.

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